Grupa DE-PL organizuje kilkadziesiąt wycieczek rocznie - i do niedawna każda z nich żyła osobno: w arkuszu kalkulacyjnym, w skrzynce mailowej, w segregatorze umów. Rezerwacje wpadały przez formularz na starej stronie, ale dalej wszystko robiono ręcznie - wysyłka umowy, pilnowanie zaliczki, wystawienie faktury, zgłoszenie ubezpieczenia. Przy większej liczbie uczestników łatwo było coś przeoczyć.
Zadanie było jasne: zbudować jeden system, w którym cały cykl obsługi wycieczki - od publikacji oferty po rozliczenie - dzieje się w jednym miejscu, z automatyzacją tam, gdzie wcześniej był ręczny czyn.
01 / WyzwanieSiedem arkuszy, jedna prawda
Największym problemem nie był brak narzędzi - był ich nadmiar, żaden ze sobą niepołączony. Dane o uczestniku istniały w arkuszu rezerwacji, osobno w mailu z umową, osobno w systemie księgowym. Przy każdej zmianie terminu czy liczby uczestników trzeba było poprawić to ręcznie w kilku miejscach naraz.
- Rezerwacje bez struktury. Zgłoszenia przychodziły mailem lub telefonicznie, bez jednego źródła prawdy o statusie płatności.
- Umowy pisane od zera. Każda umowa i faktura przygotowywana ręcznie, na podstawie szablonu Worda.
- Zero widoczności dla koordynatorów. Osoby prowadzące wyjazd nie miały dostępu do aktualnej listy uczestników.
- Ubezpieczenia na telefon. Zgłoszenia do ubezpieczyciela odbywały się poza systemem, bez śladu w dokumentacji.
Nie potrzebowali kolejnej aplikacji do zarządzania projektami. Potrzebowali systemu, który myśli tak, jak myśli branża turystyczna - w wycieczkach, terminach i ratach.
02 / RozwiązanieJeden panel, cały cykl życia wycieczki
Zbudowałem system modułowo - każdy etap obsługi wycieczki ma swoje miejsce, ale wszystkie moduły dzielą tę samą bazę danych, więc nic nie trzeba przepisywać dwa razy.
Panel organizatora i publiczne strony ofert
Organizator tworzy wycieczkę raz - cenę, miejsca, harmonogram płatności (zaliczka + dopłata) - a system generuje z tego edytowalną, publiczną stronę oferty z galerią i formularzem rezerwacji online.
Płatności, umowy i faktury bez ręcznej roboty
Rezerwacja online uruchamia całą resztę automatycznie: integracja z PayNow obsługuje płatności i przypomnienia o ratach, edytor szablonów HTML wypełnia umowę danymi klienta i eksportuje do PDF, a SaldeoSMART API wystawia fakturę bez udziału księgowości.
Integracja z HDI oznacza, że ubezpieczenie uczestnika jest zgłaszane automatycznie w momencie potwierdzenia rezerwacji - nie trzeba już o tym pamiętać osobno.
Panel koordynatora i komunikacja masowa
Koordynatorzy wyjazdów dostali ograniczony dostęp z podglądem wyłącznie przypisanych wycieczek i list uczestników. Do komunikacji z grupą wbudowano wysyłkę e-maili SMTP z szablonami wiadomości - bez przełączania się na osobne narzędzie.
03 / RezultatOd zapytania do faktury bez przepisywania
System zastąpił komplet arkuszy, szablonów Worda i ręcznych zgłoszeń jednym panelem. Dane uczestnika wpisuje się raz - przy rezerwacji - a dalej płyną same przez płatność, umowę, fakturę i ubezpieczenie. Zespół Grupy DE-PL odzyskał czas, który wcześniej szedł na przepisywanie tych samych informacji w kółko.
Jeśli Twoja firma też żongluje danymi klientów między arkuszem, mailem i fakturownią - to dokładnie ten typ projektu, który buduję najchętniej. Porozmawiajmy o Twoim procesie i sprawdźmy, co dałoby się zautomatyzować jako pierwsze.
Buduję aplikacje webowe i systemy dla firm - od projektu po wdrożenie. Specjalizuję się w Next.js, Supabase i integracjach z zewnętrznymi serwisami. Każdy projekt obsługuję osobiście.
